E-Commerce Projekte erfolgreich meistern

Was wir von der Baubranche lernen können.

In kaum einer anderen Branche ist das Zusammenspiel aus Planung, Leitung und die Umsetzung perfekt aufeinander gestimmter Tätigkeiten so ausgeprägt wie in der Baubranche. Nicht nur für Laien ist es immer wieder beeindruckend, wie aus einem Konzept in kürzester Zeit ein komplexes Objekt entsteht und das trotz einer augenscheinlichen Vielzahl von Beteiligten.

Doch warum funktioniert das so gut?

Im Wesentlichen liegt es daran, dass sich beim Bau eines Gebäudes Rollen und Abläufe über die Zeit manifestiert haben, welche für alle Beteiligten seit langem gewohnt und nachvollziehbar sind. Der Architekt entwirft mit den Bauherren zuerst ein Konzept. Hierbei teilen sie sich die Aufgabe eine Vision (Vorstellung eines möglichen Ergebnisses) in eine realistische und umsetzbare Form zu bringen. Der Bauherr bestimmt u. a. Faktoren wie Aussehen, funktionale Anforderungen, das Budget, aber auch den gewünschten Zeithorizont.

Der Architekt wiederum bringt diese, unter Berücksichtigung weiterer Faktoren, wie z. B. Design, Statik, Stand der Technik, regulatorische Vorgaben, etc. in ein realistisches Verhältnis, was dann durchaus Einfluss auf das gewünschte Ergebnis nehmen kann.

Anschließend gibt der Architekt dieses Konzept weiter an den Bauzeichner, der es in maßstabsgerechte Zeichnungen und Baupläne (Grundrisse, Schnitte usw.) bringt. Erst wenn dieser Plan steht, ist die Phase der Bauplanung abgeschlossen und das Ergebnis bildet die Basis für die danach folgende Bauausführung.

Dann werden benötigte Dienstleister gesucht, beauftragt und anschließend mit der Ausführung ihrer Gewerke beauftragt. Diese Dienstleister sind Spezialisten ihres Faches und kennen zudem die Abhängigkeiten zu den jeweils anderen, am Bau beteiligten Dienstleister (Elektriker, Maurer, Dachdecker, Installateure, Schreiner, Maler, usw.)
Dieses Zusammenspiel wird in der Regel durch einen Bauleiter begleitet und überwacht. Er stellt das Bindeglied zwischen Bauherrn, Architekt und ausführenden Dienstleistern dar.  Auch das Wissen über die jeweils anderen Beteiligten ist vorhanden und alle haben eine Vorstellung davon, was die jeweiligen Aufgaben und Pflichten der anderen sind. So können z.B. Elektriker und Maurer bei unerwarteten Ereignissen in eine direkte Kommunikation gehen, oder eventuelle Probleme vorab aufdecken und direkt ansprechen.

Was eCommerce Projekte von denen der Baubranche unterscheidet

Ein wesentlicher Unterschied ist sicher die im Baugewerbe seit vielen Jahren festgelegte Struktur, die sich im Großen und Ganzen nicht wirklich stark verändert hat. Auch wenn die Technik derzeit eine extreme Weiterentwicklung erlebt, sind die Strukturen, Abläufe und Prozesse weitestgehend unverändert geblieben.

In eCommerce Projekten ist festzustellen, dass diese Strukturen erst noch erarbeitet und erprobt werden müssen.
Auch übernimmt der Auftraggeber aus vielerlei Gründen die Rollen des Bauherrn, des Architekten und des Bauleiters gerne mal gleichzeitig, oder man spricht vor Projektbeginn nicht wirklich über die Aufteilung und jeder ist ein bisschen von allem.

Nachfolgend ein paar Herausforderungen die in eCommerce Projekten gerne in Erscheinung treten:

• Es wird sich zu wenig mit der Planung und Konzeption beschäftigt, oder es wird gleich mit der Umsetzung begonnen, in dem Glauben der Dienstleister wird es schon richten.
   
• Die Festlegung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten wird nur unzureichend definiert, oder gar nicht erst festgelegt.
   
• Eine Systemlandschaft welche auf Basis des Konzepts (der Vision) entsteht, ist viel lebendiger und verändert sich während des Projekts.  Nicht alle Beteiligte wissen während des Projektes immer genau, wie das geplante Endergebnis eigentlich aussehen soll.

• Jeder Dienstleister hat oftmals seine eigene Projektmethodik und seinen eigenen Projektmanager. Demnach existieren oft auch mehrere Projektpläne, Dokumentationen und es bestehen unterschiedliche Wahrnehmungen und Sichtweisen.

• Es findet keine einheitliche Kommunikation zwischen allen Beteiligten statt. Diese wird gerne in vielen verschiedenen Plattformen und Varianten geführt. (E-Mail, Telefon, Teams, Chats u. v. m…)

• Daten werden oft dezentral und separat geführt und keiner hat wirklich den Gesamtüberblick. Notwendige Detailtiefen ergeben sich oft erst während eines Projektes und werden nicht schon vorab festgelegt.

• Risiken und Anforderungen werden nicht richtig erfasst, bewertet und priorisiert. Oder um in der Metapher der Baubranche zu bleiben: Einen Neubau zu errichten ist nicht dasselbe, wie einen Altbau zu sanieren.

• Relevante Wissensträger werden zu spät involviert. Beliebte Beispiele sind hier die Logistik oder auch die Buchhaltung.

Diese Liste ließe sich beliebig weiterführen.

Was können wir für unsere eCommerce Projekte daraus lernen?

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist sicherlich die richtige Herangehensweise, eine einheitliche Struktur und das Selbstverständnis für die Rollen und deren Verantwortung.

Beim Bau eines Gebäudes wird z. B. deutlich mehr Zeit in die Vorbereitung und in die Detailtiefe gesteckt, als dies bei eCommerce Projekten oftmals der Fall ist. Die Umsetzung ist zeitlich exakt abgestimmt und jeder weiß genau was er zu tun hat.

Nachfolgend ein paar hilfreiche Ableitungen:

• Es braucht einen Architekten und einen Bauleiter. Nicht zwei oder drei, sondern jeweils genau einen. 

• Vor der Umsetzung braucht es mehr Detailtiefe. Der Fahrplan darf sich nur noch in Notfällen ändern. Insofern diese eintreten, muss die Auswirkung auf Budget und Umsetzungszeit mit allen Beteiligten gemeinsam abgestimmt und abgenommen werden.

• Alle Beteiligten kennen das gewünschte finale Ergebnis, verstehen dies und wissen welchen Teil sie dazu beitragen.

• Alle Beteiligten werden über die gegebenen Rollen aufgeklärt und nehmen diese entsprechend an. (Wer macht die Gesamtprojektleitung, wer entscheidet was, usw.)

• Alle Beteiligten einigen sich vorab auf eine gemeinsame Form der Kommunikation und Dokumentation.

• Das Krisenmanagement steht schon vorab fest. Wer wird wann und von wem informiert. Welche Eskalationsstufen gibt es und haben welche Bedeutung?

Fazit: 

Festgelegte Strukturen und Rollen sind auch in eCommerce Projekten der Schlüssel zum Erfolg. Allerdings können wir die Selbstverständlichkeiten und Erfahrungen nicht mal eben übernehmen, es ist ein Prozess der sich mit der Zeit entwickelt. Was wir aber tun können, sind Ableitungen zu schaffen und voneinander zu lernen.
Auch wenn wir im Grunde von zwei unterschiedlichen Welten sprechen und sich nicht alles über einen Kamm scheren oder vergleichen lässt.
Zu Grunde liegende Mechanismen sind aber oftmals gleich. Diesen sollte durchaus mehr Beachtung geschenkt werden, denn ein Ziel haben beide Branchen gemeinsam.

Ein erfolgreiches Projekt!